Descripción:

Gestionar y entregar de forma anticipada los recursos económicos destinados a cubrir los gastos por concepto de alimentación, hospedaje y transportación para atender a invitados y grupos culturales, nacionales y extranjeros, de acuerdo con los programas y proyectos autorizados de la entidad o dependencia.

 

Usuario(s):

Titular de la entidad o funcionarios facultados de las unidades responsables.

 

Responsable o corresponsable de proyecto o convenio.

 

Lineamientos para solicitar el servicio:

Los beneficiarios de esta solicitud son personas externas a la UNAM que reciben documento de invitación a realizar determinadas actividades en la UNAM y a su vez emiten documento de aceptación.

 

En caso de que el objetivo del gasto no se cumpla, el usuario responsable de la persona invitada deberá devolver los recursos a la Coordinación de Finanzas en la Secretaría administrativa, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la cancelación de la invitación.

 

Los informes, reportes o resultados académicos que deriven de la visita, deberán ser resguardados por las áreas académicas y/o administrativas que solicitaron la misma, en el entendido de que, en su momento, pueden ser requeridas para su revisión por las áreas internas de control de la Administración Central, así como de las áreas fiscalizadoras externas.

 

Los recursos asignados para este propósito, no están sujetos a comprobación, exceptuando los casos de los recursos provenientes de CONACYT u otros proyectos que así lo requieran.

 

El usuario debe verificar que se cuente con los recursos suficientes antes de realizar la invitación correspondiente en caso de convenios o proyectos.

 

Se deberá presentar la solicitud con un mínimo de 10 días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del evento.

 

Este procedimiento aplica tanto para trámites en tiempo como extemporáneos, no mayor a 6 meses retroactivos, y que pertenezcan al año fiscal en curso.

 

Todos los documentos deberán estar firmados invariablemente con tinta negra.

 

Procedimiento:

 

1. Ingresar al Sistema SITRAP, capturar la información solicitada e imprimir el formato “Solicitud de gastos de intercambio”.

 

2. Acudir a la Ventanilla 1 de la Coordinación de Finanzas ubicada en planta baja del Edificio Principal, conjunto Norte y entregar original y copia de los siguientes documentos:

 

• • Carta de Invitación; y
• • Carta de Aceptación.
• • “Solicitud de gastos de intercambio” rubricada por el director, secretario, jefe de división, coordinador y/o responsable del proyecto.

 

3. En diez días hábiles le será notificado vía correo electrónico, que el trámite está atendido y podrá acudir a la ventanilla 1 de la Coordinación de Finanzas ubicada en la planta baja del Edificio Principal, conjunto Norte, con una identificación oficial (credencial de elector, pasaporte o cédula profesional) a recoger el cheque. Termina procedimiento.

 

Resultados del Servicio:

Entrega de recursos a la persona invitada o al personal de la UNAM responsable de la misma, de conformidad con los requisitos especificados en la carta de invitación autorizada:

 

En su caso, pago a proveedor, de acuerdo con los requisitos especificados en la solicitud autorizada.

 

Tiempo de Respuesta:

10 días hábiles, a partir de la fecha de ingreso de la solicitud a ventanilla.

 

 

Responsable, lugar, días y horarios de atención:

Para cualquier duda sobre su solicitud, comunicarse con:

a) Responsable(s): Lic. Florencia Celic Pacheco Arciniega Jefa de Departamento de Operación Administrativa o con el Sr. Jorge Talamantes Farfán.

b) Horarios de atención: En días laborables de lunes a viernes de 9:00 a 15:00 h (excepto días festivos y periodo vacacional).

c) Teléfono de atención 55 5622 0869 o a la extensión 20869.

d) Correo electrónico: florencia.pacheco@safi.unam.mx o jorge.talamantes@safi.unam.mx