Registro y Pago de Cursos, Diplomados y Otros Eventos Académicos

Definición:

Gestionar el registro y pago de Cursos, Diplomados, Talleres, Foros y otros Eventos de Carácter Educativo dirigidos a los alumnos, exalumnos, profesores y trabajadores de la Facultad de Ingeniería y de la Universidad Nacional Autónoma de México, así como al público en general, que generan ingresos extraordinarios.

 

Usuarios:

Jefes de unidad responsable, organizadores de los eventos, alumnos, ex alumnos, trabajadores universitarios y público en general.

 

Tiempo de Respuesta:

2 días hábiles después de que el Departamento de Ingresos Extraordinarios reciba el oficio correspondiente con la información del evento para su registro, al correo erika.lecona@safi.unam.mx

 

Lineamientos:

 

Todos los eventos de carácter educativo que se impartan en la Facultad de Ingeniería deberán:

 

Orientarse plenamente al apoyo de las funciones de docencia difusión y extensión de la cultura conservando, fortaleciendo e incrementando el patrimonio institucional, misión, imagen y prestigio académico de la Facultad de Ingeniería.

 

Podrán participar en el desarrollo de los eventos educativos cualquier miembro de la comunidad universitaria de la UNAM, así como personas físicas y morales externas a la institución con los conocimientos y habilidades necesarias.

 

Preferentemente incluirá estudiantes de licenciatura, maestría o doctorado

 

Deberá influir, deseablemente, en la formación de profesionales y posgraduados de alta calidad.

 

Es responsabilidad de las Divisiones Académicas:

 

Difundir por medio de convocatorias, carteles, medios electrónicos, entre otros, el inicio de cursos y/o talleres.

 

 

 

Notificar su apertura al Secretario Administrativo de la Facultad de Ingeniería mediante oficio firmado por el organizador del evento así como el Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Responsable; enviando la información al Departamento de Ingresos Extraordinarios al correo erika.lecona@safi.unam.mx

 

Éste deberá incluir la información siguiente:

 

• Nombre del evento académico
• Fecha de inicio y fecha de término
• Lugar de impartición
• Costo (los cursos no son objeto de IVA)
• Correo electrónico de contacto para atender asuntos administrativos
• Nombre de la persona autorizada para consulta del estado de cuenta del evento educativo

 

Se deberá adjuntar el formato apertura del proyecto. Cabe señalar que no se realizará el registro ni se aceptará el pago de eventos educativos si no se cuenta con el Vo.Bo. del Jefe de la Unidad Responsable.

 

Informar a los interesados los lineamientos, el procedimiento y las diferentes formas de pago (cartel adjunto) destacando lo siguiente:

 

1. El usuario deberá solicitar al correo electrónico fichareferenciada@safi.unam.mx la ficha para realizar el pago vía transferencia o ventanilla bancaria en un horario de 8:00 a 14:00 hrs. de lunes a viernes excepto días festivos.
2. Es obligatorio que el usuario, una vez realizado el pago, envíe al correo electrónico factura@safi.unam.mx, el comprobante correspondiente.

 

Resguardar los expedientes y/o archivos de cada uno de los integrantes del curso, los cuales deberán contener los siguientes puntos:

 

1. Nombre del curso o taller
2. Convocatoria del curso o taller.
3. Período del curso o taller.
4. Nombre de profesores o instructores.
5. Lista de asistencia.
6. Lista de calificaciones del profesor o instructor.
7. Registro de entrega de Constancias (acuse de recibido).
8. Registro de Becas (apegarse a los reglamentos internos para el número máximo de becario por curso o taller) en su caso.
9. Comprobante de que el interesado realizó el pago.
10. Evidencia de trabajos finales o exámenes realizados para la obtención de la Constancia, en caso de existir.

 

 

 

Contar con un reglamento interno general o por curso o taller, donde se establezcan principalmente las políticas siguientes:

 

• El número mínimo de alumnos para abrir el curso.
• El tiempo para que el alumno cancele el curso o taller y mediante oficio dirigido al Secretario Administrativo y solicite la devolución de la aportación correspondiente.
• Número de becas autorizadas por curso, a excepción de los cursos especiales para trabajadores de la Facultad de Ingeniería.

 

Proporcionar información oportuna y veraz, en el momento que alguna autoridad fiscalizadora de la Universidad Nacional Autónoma de México o un órgano externo lo requiera.

 

Enviar al correo erika.lecona@safi.unam.mx a más tardar dentro de los 30 días siguientes de la fecha de término del evento académico, un oficio dirigido al Secretario Administrativo de la Facultad de Ingeniería solicitando el cierre del mismo. De contar con saldo remanente deberá pedir que sea traspasado al Fondo de la Unidad Responsable, de esta manera se cumple con lo estipulado por Auditoría Interna de la UNAM, (no se podrá crear otro fondo más que el de la División).

 

En caso de la cancelación deberá informar al Secretario Administrativo siguiendo el proceso del párrafo anterior exponiendo los motivos del mismo.

 

Es responsabilidad de la Secretaría Administrativa:

 

Registrar el evento académico

 

Enviar correo electrónico al responsable del evento notificando el registro del mismo e informando el nombre que le fue asignado como control interno para futuras referencias.

 

Realizar la devolución de ingresos por cancelación del evento académico a solicitud del participante.

 

Proporcionar por correo electrónico el estado de cuenta del evento académico a solicitud del responsable o persona autorizada.

 

Realizar la Conciliación de los ingresos a petición del responsable del evento a través del formato denominado "conciliación de ingresos” con la información que sea proporcionada de dicho formato.

 

Procedimiento:

 

Para el alta y registro de Cursos, Diplomados, Talleres, Foros entre otros Eventos de carácter educativo.

 

1. Elaborar oficio de apertura dirigido al Secretario Administrativo con las especificaciones   establecidas en los lineamientos.
2. Enviar oficio y formato de apertura al correo electrónico erika.lecona@safi.unam.mx . Una vez recibida la información, el Departamento de Contabilidad e Ingresos extraordinarios, verificará que cumpla con los requisitos establecidos.
3. Recibirá por correo la confirmación del registro y el nombre asignado al evento académico.

 

Fin del procedimiento

 

Resultado del servicio:

 

El Departamento de Ingresos Extraordinarios realizará el registro del evento educativo así como su baja, una vez concluido.

 

El Departamento de Ingresos Extraordinarios realizará la conciliación de ingresos a petición del responsable del evento con la información que nos sea proporcionada.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para cualquier duda o aclaración comunicarse con la Jefa del Departamento de Contabilidad e Ingresos Extraordinarios la  L.C. Erika A. Lecona Feria, al correo: erika.lecona@safi.unam.mx o al  teléfono 5550 8392 o acudir al Departamento de Contabilidad e Ingresos Extraordinarios ubicado en la planta baja del Edificio Principal, Conjunto Norte en un horario de 9:00 a 15:00hrs. y de 17:00 a 20:00hrs.