Servicio de eventos especiales

Definición:

Servicio de contratación de servicios de alimentos, renta de mobiliario, y salones para eventos.

 

Usuarios:

Director, Secretario General, Secretario Administrativo y Jefes de División.

 

Tiempo de Respuesta:

7 días hábiles antes del evento

 

Lineamientos:

 

El servicio de eventos especiales se clasifica en los siguientes elementos:

 

  • Alimentos: desayunos, comidas, cócteles, box lunch.
  • Renta de Mobiliario para eventos especiales: mesas, sillas, adornos florales, etc.
  • Renta de salones para eventos especiales: espacios físicos y personal de servicio.

 

El servicio se solicitará mediante un oficio dirigido al Secretario Administrativo, destacando los siguientes elementos:

 

  • El nombre y firma de autorización del Jefe de la Unidad Responsable. (Director, Secretario General, Secretario Administrativo, Jefe de División y/o Responsable del Proyecto)
  • El sello del Código de la Unidad Responsable
  • La descripción detallada del servicio requerido.
  • La fecha, hora y lugar del servicio que solicita.
  • El responsable del evento del área solicitante.

 

Para la realización del servicio es necesario entregar en la ventanilla de la Coordinación de Bienes y Suministros el oficio de solicitud, al menos 7 días hábiles antes de la fecha en que se requiere el servicio;

 

El usuario deberá entregar al Coordinador de Bienes y Suministros la relación de las personas que asistieron al evento.

 

Procedimiento:

 

1.- El usuario entrega el oficio de solicitud de servicio de eventos especiales, en la ventanilla de la Coordinación

 

2.- El Asistente del proceso revisa que el oficio cumpla con los elementos establecidos en los lineamientos. De lo contrario se notificará al usuario, para su corrección;

 

3.- El Asistente del proceso finca el evento, cumpliendo con los requisitos establecidos previamente por el usuario.

 

4.- El proveedor del servicio, el responsable del evento y el Coordinador de Bienes y Suministros, revisan y diseñan todos los detalles del evento y una vez concluido lo anterior el usuario da el visto bueno y el proveedor realiza cotización;

 

5.- El responsable del evento revisa la cotización y da visto bueno;

 

6.- El día del evento el Coordinador de Bienes y Suministros verifica el cumplimiento de lo acordado anteriormente;

 

7.- El responsable del evento, posterior al evento entrega al Coordinador de Bienes y Suministros la relación de asistentes al evento.

 

Termina procedimiento.

 

 

 

Para cualquier  asesoría, duda o aclaración, comunicarse con la Asistente de Procesos la Sra. Claudia Bernardino Ordaz a los teléfonos 56220902 y 56220884, correo electrónico claudia.bernardino@safi.unam.mx o con el Coordinador de Bienes y Suministros, Manuel Valadez Hernández al teléfono 5550 86 09 , correo electrónico manuel.valadez@safi.unam.mx o acudir a la Coordinación de Bienes y Suministros ubicada en el sótano del edificio “A”, del Conjunto Norte (edificio principal, junto al Departamento de Apoyo Editorial) con horario de atención es de 9:00 a 15:00 y de 17:00 a 18:00 hrs de lunes a viernes (excepto días festivos).

Av. Universidad # 3000, Ciudad Universitaria Col. Copilco,

Delegación Coyoacán C.P. 04510, México D.F

Hecho en México.

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Última actualización 26/07/2017

 

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