Uso de recintos e instalaciones para eventos

Definición:

Servicio de apertura de recintos y de apoyo para el uso de equipo audiovisual, en los casos que se requiera.

 

Usuarios:

Personal académico y administrativo que cuente con la autorización de préstamo del recinto o instalación.

 

Tiempo de Respuesta:

3 días hábiles, la solicitud deberá de ingresarse con tres días hábiles de antelación al evento.

 

Lineamientos:

 

USO DE RECINTOS E INSTALACIONES

El préstamo de los recintos de la Facultad de Ingeniería es competencia exclusiva de la Secretaría de Servicios Académicos (SSA); por lo tanto, el apartado de los mismos se deberá hacer ante esta instancia;

El Secretaria de Servicios Académicos será la responsable de emitir el oficio de autorización de préstamo de recintos respectivo, mismo que será requerido al momento de registrar su solicitud en el SISEG

La Facultad de Ingeniería cuenta con los siguientes recintos:

• Auditorio “Javier Barros Sierra”
• Aula “Magna”
• Sala de Exámenes
• Auditorio “Sotero Prieto”
• Auditorio “Raúl J. Marsal”

 

Cuando registre su solicitud en el SISEG deberá anotar en el apartado de descripción del servicio, el número de oficio de autorización de préstamo de recintos respectivo que emite la Secretaría de Servicios Académicos.

 

La solicitud deberá de registrarse en el SISEG con tres días hábiles de antelación al evento a realizar, para así poder programar la atención del servicio. En caso de no cumplir con lo anterior, el servicio quedará sujeto a la disponibilidad de personal y equipo;

 

Es indispensable que se anote de manera detallada las necesidades que requiere para el evento y colocar un número de teléfono donde se pueda localizar al usuario, en el apartado de descripción del servicio del SISEG.

 

El día del evento se recomienda al usuario llegar media hora antes para coordinar con el Jefe de Departamento de Servicios Generales o con los trabajadores del Departamento de Servicios Diversos.

 

SISEG

El SISEG es un Administrador de servicios proporcionados por la Coordinación de Servicios Generales de la Secretaría Administrativa.

 

Previa autorización del Jefe de la Unidad Responsable, el usuario podrá registrarse en el SISEG (http://132.248.54.144/SISEG) en donde aparece la leyenda “¿no te has registrado? Hazlo aquí” (dar clic en la palabra aquí) considerando los siguientes elementos:

• Nombre completo
• Número de trabajador (en caso de tenerlo)
• CURP
• RFC con homoclave
• Correo electrónico y
• Contraseña

 

Una vez que el usuario se haya registrado podrá ingresar al SISEG a través de la página de la Secretaría Administrativa (http://www.administracion.ingenieria.unam.mx), dando clic en el ícono que dice SISEG y deberá escribir su correo electrónico y contraseña.

 

En caso de necesitar la actualización del nombramiento de algún Jefe de Unidad Responsable en el SISEG deberá solicitarla en la Coordinación de Asignación y Control Presupuestal, con la Coordinadora del área, Lic. Claudia E. Cervantes Maldonado.

 

Cuando el usuario termina de registrar su solicitud, el SISEG la enviara al Jefe de Unidad Responsable para su autorización, modificación o cancelación. Si el Jefe de Unidad Responsable es quien elabora la solicitud, esta será autorizada automáticamente.

 

Solo el Jefe de la Unidad Responsable podrá autorizar, la solicitud de servicio.

 

Una vez elaborada la solicitud el Jefe de Unidad Responsable, tendrá 7 días para autorizarla, de no autorizar la solicitud esta se cancelará automáticamente.

 

Una vez autorizada la solicitud esta se envía a través del SISEG al Coordinador de Servicios Generales, quien revisará los requisitos solicitados y analizará las posibilidades de cumplir con la solicitud en cuanto a disposición de personal, de materiales, y de tiempo.

 

Una vez analizada la solicitud y obtenido el visto bueno del Coordinador de Servicios Generales, esta se reasignará al departamento que atenderá la solicitud y se le asignará fecha compromiso de realización del servicio.

 

El SISEG está programado para enviar mensajes de notificación al usuario en las siguientes etapas del servicio:

• Cuando el Jefe de Unidad Responsable autoriza la solicitud;
• En el momento en que la Coordinación de Servicios Generales ha asignado la solicitud al departamento que la atenderá.

• Uno al momento en que se establece la fecha de compromiso de entrega
• Al momento en que se ha re agendado el servicio

 

El SISEG cuenta con un apartado de mensajes, donde podrá comentar sus dudas sobre los servicios solicitados, sobre el funcionamiento del SISEG

 

El usuario podrá consultar el estatus de sus solicitudes en el apartado de mis solicitudes, donde se especifica en qué etapa se encuentra.

 

El SISEG solo podrá agendar servicio con hasta 30 días de anticipación.

 

Procedimiento:

1. Ingresa al SISEG (Sistema de Servicios Generales) para registrar la Solicitud respetando los lineamientos anteriormente descritos;

 

2. El SISEG envía mensaje al usuario, notificando que ha sido turnada la solicitud al Jefe de la Unidad Responsable para su autorización.

 

3. El Jefe de la Unidad responsable autoriza, modifica o cancela la solicitud de servicio.

3.1. Si la solicitud es cancelada, Termina procedimiento.

3.2. En el caso de que la solicitud sea modificada y/o autorizada esta pasará a la Coordinación de Servicios Generales.

 

4. El Coordinador de Servicios Generales, recibe la solicitud, la revisa y analiza si tiene los recursos para cumplir con el servicio por lo que:

4.1. Si no cuenta con los recursos, se comunicará con el usuario para establecer fecha compromiso de realización.

4.2. Si se cuenta con los recursos en vía al jefe de departamento correspondiente al servicio solicitado y este agendará fecha compromiso de realización del servicio y el SISEG envía mensaje de notificación.

 

5. El día del evento media hora antes el usuario y el trabajador de Servicios Diversos se reúnen media hora antes en el recinto solicitado, para ultimar detalles del servicio.;

 

6. El jefe de departamento estará en contacto ya sea de manera personal, vía telefónica o por mensaje del SISEG, para informar, solicitar o notificar aspectos del servicio solicitado.

 

7. Al concluir el servicio el usuario calificará el servicio en el SISEG y firmará de conformidad la Solicitud única de servicios (F01 PSG 0101 Revisión 00). Termina procedimiento.

 

 

Resultados del servicio:

Entregar el espacio o equipo en la fecha y hora del servicio conforme a los requisitos de la solicitud.

 

 

Para cualquier duda sobre su solicitud de servicio, comunicarse con el Jefe de Departamento, Roberto Hernández Torres, al teléfono 56220896, extensión 20896 o al correo electrónico roberto.hernandez@safi.unam.mx o con el Coordinador de Servicios Generales Ing. Gabriel P. Belmont Dávila, al teléfono 5622 0954, correo electrónico gabriel.belmont@safi.unam.mx o acudir al Departamento de Servicios Audiovisuales y Fotocopiado, ubicada en el Conjunto Norte (edificio principal) edificio “D” planta alta a un costado de la biblioteca “Antonio Dovalí Jaime” de lunes a viernes de 7:00 a 21:00 horas (excepto sábados, domingos y días festivos).